交互設計師如何優雅地回復需求郵件

工作中回復各種郵件數不勝數，設計師回復的產品需求郵件就是一類，以前回郵件時都是比較『率性而為』，并沒有注意郵件的內容，直到有一次在群里boss問起一個設計點的樣式問題時，leader直接找出了原始郵件來解釋當前問題，才發現，原來寫郵件也是一門大學問。那么如何才能『優雅』地回復一封郵件呢？

下面就來聊一聊。

前提描述：這里的回復人主體是設計師，郵件也以常用的pc端outlook為例。設計師接觸到的最多的郵件是產品需求郵件、走查驗收郵件，而其中產品需求郵件又是大多數，因此以需求郵件的書寫方式為主來說明。

首先來解析一下需求郵件的內容：

發起人：PM

抄送人：產品相關leader，設計組及相關leader，需求相關部門leader等等；

主題：XX版本需求（或其他語言描述，這個是無法控制產品的腦洞）

正文：需求描述，有時會插入附件，對于需求會有詳盡的背景描述、需求描述、預期數據效果、后臺需求、數據布點等；當然，更多的時候是有一個prd文檔；不過也不排除『過分』的情況是，只留一段簡短的文字描述。

簽名

基本上需求郵件的樣式大體如此，那么設計師一般會如何回復吶？其實這樣要分情況，如果對于郵件回復要求交嚴格或者設計師手上需求較多的話，可按照如下樣式在不同的時間點上回復，具體包括以下幾個流程，僅供參考。

1. 剛收到需求

（1）需求prd等文檔相對完整，描述準確，需求清晰，設計師可直接回復郵件，明確已收到需求，回復具體的排期時間，包括啟動時間和交付時間點；

（2）需求不明確時，可『委婉』要求PM當面溝通細節后給出具體排期；

2. 設計完成后回復郵件

（1）郵件內容明確，方案已經直接設計產出；

這種情況下比較簡單，郵件中直接帶入附件后回復產品查收確認即可；

（2）輸出方案與原prd有差異或調整；

郵件中帶入附件，同時可增加調整點描述，可特殊字體強化標出；

（3）prd描述較簡略或者線下溝通后需求仍舊模糊，在不影響產品策略的前提下，可設計方向很多，則在回復郵件過程中可采用兩種方式：

（A）輸出多版方案：

郵件中帶入附件，同時描述多種方案的優劣側重點以便產品評估；方案描述可從交互、視覺、產品策略傾向性等方面描述，總之需要體現專業性與清晰的設計思路。

（B）線下溝通后確認一種方案：

郵件正文需明確描述與PM線下溝通的結果，隨后附上對應的設計稿；

（4）有待確認問題

需明確標出需要確認（或提供素材）的內容及對應的確認人員，確認人員可高亮標出；當然，不要忘記郵件抄送對應的確認人員；

3. 補充建議

方案中如果存在一些細節上的體驗問題或者流程缺失，可在郵件中提出，從設計的角度提出相關建議，體現專業性，完善產品功能，對產品的策略進行必要性補充，當然，產品可不采納，但是作為設計師在郵件中還是要寫上的；

Tips：

郵件往來習慣會依據項目安排來定制，就算同一公司中不同的項目，也會因為產品形態、進度、人力資源、緊迫程度等因素，導致郵件往來在項目中的作用不同，但是作為職業化的設計師，依舊需要要求自己對于郵件內容保持嚴謹與審慎的態度。

郵件的細節處理不僅體現了一名職業設計師設計能力，同時也能夠反映出很多隱藏的能力，讓對接的產品、開發以及領導們眼前一亮：

首先是設計師的設計能力，這是毋庸置疑的，是否能夠高效完成產品需求，通過郵件很好追蹤；

設計師是否有獨立思考能力，產品的需求中的不合理的地方是否能夠提出、協助改正，而并不是一味以prd為準，不思考需求的合理性與體驗上的流暢性；

溝通表達能力是否良好，很多需要線下溝通的細節，能否很好地通過溝通挖掘到，同時是否可以通過郵件很好的表達自己的想法；

項目推動能力，對于需要多方協助或者需求不明晰的情況，設計師是否能夠很好的協調資源，推進項目進行，而不是在摸個階段卡殼，導致項目延期。

總結一下

郵件是工作中的常備工具，但是是否真的可以『優雅』地回復一封郵件，其實還是很看功力的。

作者：蝦米&胖喵，百度交互設計師