交互設(shè)計師如何優(yōu)雅地回復(fù)需求郵件

工作中回復(fù)各種郵件數(shù)不勝數(shù)，設(shè)計師回復(fù)的產(chǎn)品需求郵件就是一類，以前回郵件時都是比較『率性而為』，并沒有注意郵件的內(nèi)容，直到有一次在群里boss問起一個設(shè)計點(diǎn)的樣式問題時，leader直接找出了原始郵件來解釋當(dāng)前問題，才發(fā)現(xiàn)，原來寫郵件也是一門大學(xué)問。那么如何才能『優(yōu)雅』地回復(fù)一封郵件呢？

下面就來聊一聊。

前提描述：這里的回復(fù)人主體是設(shè)計師，郵件也以常用的pc端outlook為例。設(shè)計師接觸到的最多的郵件是產(chǎn)品需求郵件、走查驗收郵件，而其中產(chǎn)品需求郵件又是大多數(shù)，因此以需求郵件的書寫方式為主來說明。

首先來解析一下需求郵件的內(nèi)容：

發(fā)起人：PM

抄送人：產(chǎn)品相關(guān)leader，設(shè)計組及相關(guān)leader，需求相關(guān)部門leader等等；

主題：XX版本需求（或其他語言描述，這個是無法控制產(chǎn)品的腦洞）

正文：需求描述，有時會插入附件，對于需求會有詳盡的背景描述、需求描述、預(yù)期數(shù)據(jù)效果、后臺需求、數(shù)據(jù)布點(diǎn)等；當(dāng)然，更多的時候是有一個prd文檔；不過也不排除『過分』的情況是，只留一段簡短的文字描述。

簽名

基本上需求郵件的樣式大體如此，那么設(shè)計師一般會如何回復(fù)吶？其實這樣要分情況，如果對于郵件回復(fù)要求交嚴(yán)格或者設(shè)計師手上需求較多的話，可按照如下樣式在不同的時間點(diǎn)上回復(fù)，具體包括以下幾個流程，僅供參考。

1. 剛收到需求

（1）需求prd等文檔相對完整，描述準(zhǔn)確，需求清晰，設(shè)計師可直接回復(fù)郵件，明確已收到需求，回復(fù)具體的排期時間，包括啟動時間和交付時間點(diǎn)；

（2）需求不明確時，可『委婉』要求PM當(dāng)面溝通細(xì)節(jié)后給出具體排期；

2. 設(shè)計完成后回復(fù)郵件

（1）郵件內(nèi)容明確，方案已經(jīng)直接設(shè)計產(chǎn)出；

這種情況下比較簡單，郵件中直接帶入附件后回復(fù)產(chǎn)品查收確認(rèn)即可；

（2）輸出方案與原prd有差異或調(diào)整；

郵件中帶入附件，同時可增加調(diào)整點(diǎn)描述，可特殊字體強(qiáng)化標(biāo)出；

（3）prd描述較簡略或者線下溝通后需求仍舊模糊，在不影響產(chǎn)品策略的前提下，可設(shè)計方向很多，則在回復(fù)郵件過程中可采用兩種方式：

（A）輸出多版方案：

郵件中帶入附件，同時描述多種方案的優(yōu)劣側(cè)重點(diǎn)以便產(chǎn)品評估；方案描述可從交互、視覺、產(chǎn)品策略傾向性等方面描述，總之需要體現(xiàn)專業(yè)性與清晰的設(shè)計思路。

（B）線下溝通后確認(rèn)一種方案：

郵件正文需明確描述與PM線下溝通的結(jié)果，隨后附上對應(yīng)的設(shè)計稿；

（4）有待確認(rèn)問題

需明確標(biāo)出需要確認(rèn)（或提供素材）的內(nèi)容及對應(yīng)的確認(rèn)人員，確認(rèn)人員可高亮標(biāo)出；當(dāng)然，不要忘記郵件抄送對應(yīng)的確認(rèn)人員；

3. 補(bǔ)充建議

方案中如果存在一些細(xì)節(jié)上的體驗問題或者流程缺失，可在郵件中提出，從設(shè)計的角度提出相關(guān)建議，體現(xiàn)專業(yè)性，完善產(chǎn)品功能，對產(chǎn)品的策略進(jìn)行必要性補(bǔ)充，當(dāng)然，產(chǎn)品可不采納，但是作為設(shè)計師在郵件中還是要寫上的；

Tips：

郵件往來習(xí)慣會依據(jù)項目安排來定制，就算同一公司中不同的項目，也會因為產(chǎn)品形態(tài)、進(jìn)度、人力資源、緊迫程度等因素，導(dǎo)致郵件往來在項目中的作用不同，但是作為職業(yè)化的設(shè)計師，依舊需要要求自己對于郵件內(nèi)容保持嚴(yán)謹(jǐn)與審慎的態(tài)度。

郵件的細(xì)節(jié)處理不僅體現(xiàn)了一名職業(yè)設(shè)計師設(shè)計能力，同時也能夠反映出很多隱藏的能力，讓對接的產(chǎn)品、開發(fā)以及領(lǐng)導(dǎo)們眼前一亮：

首先是設(shè)計師的設(shè)計能力，這是毋庸置疑的，是否能夠高效完成產(chǎn)品需求，通過郵件很好追蹤；

設(shè)計師是否有獨(dú)立思考能力，產(chǎn)品的需求中的不合理的地方是否能夠提出、協(xié)助改正，而并不是一味以prd為準(zhǔn)，不思考需求的合理性與體驗上的流暢性；

溝通表達(dá)能力是否良好，很多需要線下溝通的細(xì)節(jié)，能否很好地通過溝通挖掘到，同時是否可以通過郵件很好的表達(dá)自己的想法；

項目推動能力，對于需要多方協(xié)助或者需求不明晰的情況，設(shè)計師是否能夠很好的協(xié)調(diào)資源，推進(jìn)項目進(jìn)行，而不是在摸個階段卡殼，導(dǎo)致項目延期。

總結(jié)一下

郵件是工作中的常備工具，但是是否真的可以『優(yōu)雅』地回復(fù)一封郵件，其實還是很看功力的。

作者：蝦米&胖喵，百度交互設(shè)計師