交互設(shè)計(jì)師如何優(yōu)雅地回復(fù)需求郵件

工作中回復(fù)各種郵件數(shù)不勝數(shù)，設(shè)計(jì)師回復(fù)的產(chǎn)品需求郵件就是一類(lèi)，以前回郵件時(shí)都是比較『率性而為』，并沒(méi)有注意郵件的內(nèi)容，直到有一次在群里boss問(wèn)起一個(gè)設(shè)計(jì)點(diǎn)的樣式問(wèn)題時(shí)，leader直接找出了原始郵件來(lái)解釋當(dāng)前問(wèn)題，才發(fā)現(xiàn)，原來(lái)寫(xiě)郵件也是一門(mén)大學(xué)問(wèn)。那么如何才能『優(yōu)雅』地回復(fù)一封郵件呢？

下面就來(lái)聊一聊。

前提描述：這里的回復(fù)人主體是設(shè)計(jì)師，郵件也以常用的pc端outlook為例。設(shè)計(jì)師接觸到的最多的郵件是產(chǎn)品需求郵件、走查驗(yàn)收郵件，而其中產(chǎn)品需求郵件又是大多數(shù)，因此以需求郵件的書(shū)寫(xiě)方式為主來(lái)說(shuō)明。

首先來(lái)解析一下需求郵件的內(nèi)容：

發(fā)起人：PM

抄送人：產(chǎn)品相關(guān)leader，設(shè)計(jì)組及相關(guān)leader，需求相關(guān)部門(mén)leader等等；

主題：XX版本需求（或其他語(yǔ)言描述，這個(gè)是無(wú)法控制產(chǎn)品的腦洞）

正文：需求描述，有時(shí)會(huì)插入附件，對(duì)于需求會(huì)有詳盡的背景描述、需求描述、預(yù)期數(shù)據(jù)效果、后臺(tái)需求、數(shù)據(jù)布點(diǎn)等；當(dāng)然，更多的時(shí)候是有一個(gè)prd文檔；不過(guò)也不排除『過(guò)分』的情況是，只留一段簡(jiǎn)短的文字描述。

簽名

基本上需求郵件的樣式大體如此，那么設(shè)計(jì)師一般會(huì)如何回復(fù)吶？其實(shí)這樣要分情況，如果對(duì)于郵件回復(fù)要求交嚴(yán)格或者設(shè)計(jì)師手上需求較多的話，可按照如下樣式在不同的時(shí)間點(diǎn)上回復(fù)，具體包括以下幾個(gè)流程，僅供參考。

1. 剛收到需求

（1）需求prd等文檔相對(duì)完整，描述準(zhǔn)確，需求清晰，設(shè)計(jì)師可直接回復(fù)郵件，明確已收到需求，回復(fù)具體的排期時(shí)間，包括啟動(dòng)時(shí)間和交付時(shí)間點(diǎn)；

（2）需求不明確時(shí)，可『委婉』要求PM當(dāng)面溝通細(xì)節(jié)后給出具體排期；

2. 設(shè)計(jì)完成后回復(fù)郵件

（1）郵件內(nèi)容明確，方案已經(jīng)直接設(shè)計(jì)產(chǎn)出；

這種情況下比較簡(jiǎn)單，郵件中直接帶入附件后回復(fù)產(chǎn)品查收確認(rèn)即可；

（2）輸出方案與原prd有差異或調(diào)整；

郵件中帶入附件，同時(shí)可增加調(diào)整點(diǎn)描述，可特殊字體強(qiáng)化標(biāo)出；

（3）prd描述較簡(jiǎn)略或者線下溝通后需求仍舊模糊，在不影響產(chǎn)品策略的前提下，可設(shè)計(jì)方向很多，則在回復(fù)郵件過(guò)程中可采用兩種方式：

（A）輸出多版方案：

郵件中帶入附件，同時(shí)描述多種方案的優(yōu)劣側(cè)重點(diǎn)以便產(chǎn)品評(píng)估；方案描述可從交互、視覺(jué)、產(chǎn)品策略?xún)A向性等方面描述，總之需要體現(xiàn)專(zhuān)業(yè)性與清晰的設(shè)計(jì)思路。

（B）線下溝通后確認(rèn)一種方案：

郵件正文需明確描述與PM線下溝通的結(jié)果，隨后附上對(duì)應(yīng)的設(shè)計(jì)稿；

（4）有待確認(rèn)問(wèn)題

需明確標(biāo)出需要確認(rèn)（或提供素材）的內(nèi)容及對(duì)應(yīng)的確認(rèn)人員，確認(rèn)人員可高亮標(biāo)出；當(dāng)然，不要忘記郵件抄送對(duì)應(yīng)的確認(rèn)人員；

3. 補(bǔ)充建議

方案中如果存在一些細(xì)節(jié)上的體驗(yàn)問(wèn)題或者流程缺失，可在郵件中提出，從設(shè)計(jì)的角度提出相關(guān)建議，體現(xiàn)專(zhuān)業(yè)性，完善產(chǎn)品功能，對(duì)產(chǎn)品的策略進(jìn)行必要性補(bǔ)充，當(dāng)然，產(chǎn)品可不采納，但是作為設(shè)計(jì)師在郵件中還是要寫(xiě)上的；

Tips：

郵件往來(lái)習(xí)慣會(huì)依據(jù)項(xiàng)目安排來(lái)定制，就算同一公司中不同的項(xiàng)目，也會(huì)因?yàn)楫a(chǎn)品形態(tài)、進(jìn)度、人力資源、緊迫程度等因素，導(dǎo)致郵件往來(lái)在項(xiàng)目中的作用不同，但是作為職業(yè)化的設(shè)計(jì)師，依舊需要要求自己對(duì)于郵件內(nèi)容保持嚴(yán)謹(jǐn)與審慎的態(tài)度。

郵件的細(xì)節(jié)處理不僅體現(xiàn)了一名職業(yè)設(shè)計(jì)師設(shè)計(jì)能力，同時(shí)也能夠反映出很多隱藏的能力，讓對(duì)接的產(chǎn)品、開(kāi)發(fā)以及領(lǐng)導(dǎo)們眼前一亮：

首先是設(shè)計(jì)師的設(shè)計(jì)能力，這是毋庸置疑的，是否能夠高效完成產(chǎn)品需求，通過(guò)郵件很好追蹤；

設(shè)計(jì)師是否有獨(dú)立思考能力，產(chǎn)品的需求中的不合理的地方是否能夠提出、協(xié)助改正，而并不是一味以prd為準(zhǔn)，不思考需求的合理性與體驗(yàn)上的流暢性；

溝通表達(dá)能力是否良好，很多需要線下溝通的細(xì)節(jié)，能否很好地通過(guò)溝通挖掘到，同時(shí)是否可以通過(guò)郵件很好的表達(dá)自己的想法；

項(xiàng)目推動(dòng)能力，對(duì)于需要多方協(xié)助或者需求不明晰的情況，設(shè)計(jì)師是否能夠很好的協(xié)調(diào)資源，推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)行，而不是在摸個(gè)階段卡殼，導(dǎo)致項(xiàng)目延期。

總結(jié)一下

郵件是工作中的常備工具，但是是否真的可以『優(yōu)雅』地回復(fù)一封郵件，其實(shí)還是很看功力的。

作者：蝦米&胖喵，百度交互設(shè)計(jì)師